Más que una simple moda pasajera, la combinación de atributos propios del primer y tercer espacio indica un cambio a largo plazo en la forma de trabajar a escala mundial. Durante los últimos años, la intensidad del trabajo ha aumentado muchísimo. Las actividades de las empresas son actualmente más variadas y complejas, y en algunos países es cada vez más frecuente la existencia de trabajadores móviles y distribuidos. A algunas organizaciones les encanta la idea de que sus empleados trabajen desde una cafetería o desde otro tercer espacio por diversos motivos. Puede que los empleados necesiten espacios donde poder relajarse o trabajar sin interrupciones. O también puede que simplemente la organización desee recortar sus costes en bienes inmobiliarios reduciendo el número de personas que trabajan en sus oficinas. Otras organizaciones están convencidas de que las personas deben trabajar juntas en el espacio de trabajo para poder innovar y desarrollar todo su potencial. Y en muchos países la cultura de la disponibilidad de los “terceros espacios” sencillamente no permite un éxodo masivo del espacio de trabajo principal. Independientemente, los empleados de todas las organizaciones trabajan cada vez más, tanto en volumen de horas como en intensidad, y necesitan un entorno físico que no solo les permita trabajar mejor, sino que también les motive e inspire.

¿Pero es suficiente con imitar a la típica cafetería local?, ¿Se satisfacen las necesidades de los trabajadores de este modo?, ¿Es posible que un tercer espacio dentro de las instalaciones pueda proporcionar a los trabajadores una experiencia aún mejor que la que pueden obtener en espacios externos y un espacio donde se pueda trabajar de verdad?

LA HISTORIA DE LOS TERCEROS ESPACIOS

Los terceros espacios, que son esencialmente espacios públicos que ayudan a las personas a llevar mejor el día o a reunirse, están fomentando la innovación y dando mucho de qué hablar en los países occidentales. En el S XVI, la reforma protestante se gestó en una taberna llamada White Horse Inn ubicada en Cambridge, Inglaterra. En los S. XVII y XVIII, las noticias y los rumores pasaban de cafetería en cafetería en Europa. Tanto fue así, que un periodista de The Economist las ha denominado “el Internet del Siglo de las luces”.

Hoy en día, podemos dar las gracias a Starbucks y otras cafeterías por aportarnos el tercer espacio de la era moderna, que ha irrumpido en la experiencia de trabajo y causado su propia revolución en el espacio de trabajo. Tal y como indicó Oldenburg en su influyente libro “The Great Good Place”, la mayoría de los terceros espacios giran en torno a las bebidas. De acuerdo con un estudio realizado, las cadenas de comida rápida crecen anualmente a un ritmo de tan solo el 2%, mientras que las cafeterías crecen a un ritmo de más del 10%. Las cafeterías tienen algo que hacen que la gente quiera entrar y quedarse en ellas.

De acuerdo a estudios recientes, el 31% de los empleados a jornada completa de los Estados Unidos hacen la mayor parte de su trabajo fuera de las instalaciones de su empresa. En América del Norte y los Países Bajos hay una gran tendencia a ir a terceros espacios y a incluir este tipo de espacios en las propias instalaciones. No obstante, esta tendencia no es tan prevalente en otros lugares del mundo. Pero eso no significa que los empleados de todo el mundo no deseen algo parecido.

En la región Asia­ Pacífico las superficies son reducidas, por lo que es bastante habitual que no se pueda crear una cafetería. Sin embargo, las empresas de todo el mundo son conscientes de las ventajas de los terceros espacios y están buscando el modo de añadir elementos de esa experiencia en superficies reducidas. En muchos países de Europa, los trabajadores no salen normalmente a trabajar fuera de las instalaciones, pero valoran mucho las relaciones sociales y utilizan los entornos de sus instalaciones que las fomentan.

Incluso en los países en los que la vida laboral y personal han estado separadas de forma marcada, los trabajadores deciden o están de acuerdo en combinar mejor la vida laboral con la personal. Este cambio de actitud unido a la intensidad del trabajo hoy en día está haciendo que las organizaciones se replanteen radicalmente el diseño de sus espacios de trabajo con el fin de combinar lo mejor de los primeros y terceros espacios y lograr así un mayor nivel de compromiso por parte de sus empleados.

EL CAFÉ NO ES SUFICIENTE

Las personas pueden ir a un tercer espacio por sus buenas cualidades intrínsecas: la capacidad de trabajar sin que los compañeros lo interrumpan, mobiliario propio de áreas de relax como el de casa, el vigorizante bullicio de personas, acceso a buena comida o una atmósfera atractiva. Pero también hay desventajas inherentes. El mobiliario cómodo puede que deje de serlo cuando uno tenga que pasarse en él todo el día. A veces los terceros espacios no permiten utilizar dispositivos tecnológicos correctamente o no disponen de sitios donde colocar diversos materiales de referencia.

Ese vigorizante bullicio implica cierto nivel de distracción y falta de privacidad. Es prácticamente imposible realizar llamadas telefónicas y las reuniones de más de dos personas no son muy productivas porque es difícil compartir o mostrar contenido visualmente. Además, todos sabemos lo difícil que puede ser conectarse al Wi­Fi de un lugar público o encontrar una toma eléctrica. Muchos dispositivos se quedan sin batería antes de finalizar el trabajo, lo que interrumpe el flujo de trabajo. Y después está el otro problema: ¿Qué haces con tus cosas si tienes que ir al baño o dar un paseo un momento? ¿Están a salvo tus objetos personales?

El Ing. Daniel Cwirenbaum, Presidente de Grupo(a)² afirma «Vemos que toda esta movilidad se topa con un muro y que las personas quieren volver a la oficina ahora que las empresas son más inteligentes y ofrecen ventajas que las cafeterías no tienen. Para crear un tercer espacio corporativo muy eficaz, es necesario algo más que ofrecer un buen café y una Wifi: es necesario que la vida laboral y la personal se combinen. Se trata de crear un entorno que fomente el bienestar físico, cognitivo y emocional de las personas”.

VENTAJAS DEL TERCER ESPACIO

¿Y qué pasa con ese tercer espacio? ¿Qué tiene de especial? En general las personas quieren que la cafetería sea un lugar limpio, con aroma, una buena iluminación, mobiliario cómodo y vistas al exterior. Estas características generan apego emocional y describen el abstracto concepto de “atmósfera”. Aunque la atmósfera es necesaria, no sirve de nada si no se ofrecen funcionalidades adicionales a los trabajadores. Grupo(a)² ha observado que el 49% de los empleados afirma no disponer de un espacio con atmósfera donde poder recuperar energías, recargar las pilas y trabajar, algo esencial para empleados que cada vez trabajan más horas y necesitan combatir el agotamiento.

Además de la atmósfera, los empleados quieren poder decidir dónde trabajar y cómo configurar el espacio de trabajo. “La idea de tener la oportunidad de moverse durante el día es importante”, dice la Arq. Gabriela Kay, Jefa de Ventas de Grupo(a)² . “Es importante ofrecer a los trabajadores un espacio donde puedan tomarse un respiro de su espacio de trabajo habitual, diferentes espacios donde poder trabajar solos o en grupo y mantener una relación estrecha con sus compañeros de trabajo y la empresa. Esto permite despejar la mente y volver al trabajo concentrado. Disponer de espacios diseñados específicamente para la actividad que se tiene entre manos hace que la actividad sea mucho más productiva”.

“Un tercer espacio situado en las propias instalaciones es muy beneficioso, porque permite trabajar de manera más informal, estar en medio del bullicio y relacionarse estrechamente con otras personas. Pero al estar en las instalaciones, también permite disfrutar de un nivel de privacidad que no se tiene en los lugares públicos. Uno puede mantener conversaciones importantes sin tener que preocuparse de que otras personas oigan la conversación o vean el contenido que se muestra en la pantalla de su computadora o celular”, dice Gabriela Kay

 

ATMÓSFERA DE UN TERCER ESPACIO

• limpieza
• aroma
• una buena iluminación
• mobiliario cómodo
• vistas al exterior

ELEMENTOS DE UN TERCER ESPACIO CORPORATIVO DE ÉXITO

Crear un tercer espacio corporativo no es una tarea exclusiva de las empresas de mobiliario de oficina o de las firmas de diseño. Tampoco es algo exclusivo de aquellas organizaciones que dispongan de mucho espacio extra. El concepto puede implementarse en empresas de todo tipo y tamaño. La clave está en planificar el diseño del tercer espacio basándose en una estrategia de éxito demostrado.

El equipo  de diseño de Grupo(a)²  identificó tres elementos clave: integración de tecnologías, atributos de diseño y características de servicios de soporte.

INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍAS

Antes que nada, los terceros espacios corporativos de gran eficacia donde poder trabajar de forma productiva deben proporcionar unas excelentes soluciones tecnológicas. Los usuarios vienen al tercer espacio de la empresa a tomar algo y con la esperanza de que este les permite trabajar de forma eficaz, por lo que debe ser fácil acceder a las tecnologías y estas deben estar disponibles en todo momento. Todos los trabajadores móviles han experimentado más de una vez la frustración que produce conectarse a una red Wifi de mala calidad o la falta de enchufes donde poder conectar sus dispositivos. Las tecnologías deben estar integradas a la perfección para ofrecer un soporte eficaz en el tercer espacio, que a cambio permite que todos los usuarios rindan al máximo.

Los espacios deberían incluir tecnologías que permitan a los trabajadores locales y remotos compartir información, crear contenido y colaborar eficazmente. Todos los espacios deberían disponer de acceso a la red eléctrica, incluso los espacios exteriores. La reserva de las tecnologías integradas en los espacios compartidos ayudan a los trabajadores locales y remotos a seleccionar el lugar más adecuado en función del proceso y estilo de trabajo propios.

ATRIBUTOS DE DISEÑO

Los elementos de diseño crean la atmósfera propia de un tercer espacio corporativo e influyen en gran medida en la reacción de los trabajadores. Los acabados, la iluminación, la música, el aroma, los Elementos inspiradores, las obras de arte, etc., se combinan para atraer a los usuarios mediante la creación de un ambiente acogedor. También indican a los usuarios cómo deben comportarse en un espacio.

Al igual que en las cafeterías hay revistas, periódicos y tablones con anuncios de la comunidad, en los terceros espacios corporativos, un panel multimedia que informe sobre las noticias más recientes de la empresa puede ayudar a los empleados a sentirse conectados al estar al tanto sobre lo que hacen sus compañeros y como resultado sentir que pertenecen a la marca.

CARACTERÍSTICAS DE SERVICIOS DE SOPORTE

El objetivo en última instancia de los servicios de soporte es hacer que los empleados se sientan conectados tanto a la organización como entre ellos mismos. Si los empleados sienten que la empresa les valora y apoya, entienden que esta reconoce los retos que supone el combinar la vida laboral con la personal en un entorno global de forma ininterrumpida. El espacio debería ofrecer servicios, tanto con personal como de autoservicio, que permitan trabajar a solas y en grupo.

Al igual que cualquier entorno por el que pasen personas a diario, el tercer espacio requiere mantenimiento. En los terceros espacios corporativos, un conserje o personal de limpeiza puede ayudar a las personas cuando estas trabajan, del mismo modo que el conserje de un hotel ayuda a los huéspedes.